Sah! – Apostille menjadi salah satu kata yang asing terdengar namun sangat umum diketahui oleh penduduk Indonesia yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri dalam jangka waktu yang panjang seperti menempuh pendidikan lanjutan ataupun bekerja.
Melakukan pengurusan dokumen serta administrasi perizinan atau legalitas menjadi hal yang rumit dan dapat menguras waktu, tenaga serta juga budget yang tidak sedikit.
Dokumen publik yang berasal dari luar negeri tidak bisa serta merta dapat digunakan di Indonesia dan begitupun sebaliknya. Contoh sederhana adalah dokumen seperti Ijazah bagi mahasiswa Indonesia yang menempuh kuliah di luar negeri yang memiliki standar perhitungan nilai yang bervariasi serta menggunakan bahasa selain Bahasa Indonesia.
Dengan demikian maka dokumen yang berasal dari negara lain harus diproses terlebih dahulu sehingga dokumen tersebut legal atau tervalidasi dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Dokumen-dokumen yang berasal dari Indonesia seperti dokumen daerah wajib dilegalisasi oleh Kementerian Hukum dan HAM, Kementerian Luar Negeri, serta Perwakilan RI di Luar Negeri tempat tujuan. Begitupun dengan dokumen yang berasal dari luar negeri dan akan dipergunakan di Indonesia.
Apostille diambil dari bahasa Perancis yang berarti anotasi. Anotasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah catatan, atau komentar dari orang lain ataupun pengarang untuk karya sastra ataupun bahan tulisan lain.
Landasan hukum pemberlakuan apostille adalah konvensi apostille yang terbentuk dari Konferensi Den Haag pada 5 Oktober tahun 1961 tentang Menghapus Persyaratan Legislasi untuk Dokumen Publik Asing.
Sesuai dengan judul konvensi tersebut, apostille dibentuk dengan tujuan melakukan akselerasi dari proses legislasi yang melewati birokrasi rumit dan kompleks.
Apostille melakukan pemotongan siklus pengesahan dokumen publik dengan menerbitkan suatu sertifikat autentikasi yang dikeluarkan oleh pemerintah yang berwenang berdasarkan negara asal.
Sama halnya dengan proses legislasi, apostille sendiri berfungsi sebagai tanda pengesahan keaslian tanda tangan, kewenangan dari penandatangan serta cap ataupun stempel yang tercantum di dalamnya.
Jenis dokumen yang dapat di apostille hanya terbatas pada dokumen publik salah satunya adalah dokumen administratif seperti akta kelahiran, akta nikah dan kematian serta dokumen perizinan.
Dokumen lainnya meliputi akta notaris, dokumen yang dikeluarkan oleh pejabat yang terkait dengan pengadilan maupun mahkamah suatu negara dan lain sebagainnya.
Namun demikian, tidak semua dokumen publik dapat dilakukan apostille. Beberapa dokumen publik yang tidak termasuk dalam konvensi ini meliputi:
- dokumen-dokumen yang dilaksanakan oleh konsuler ataupun perwakilan diplomatik.
- dokumen administratif yang berkaitan dengan perniagaan dan berhubungan langsung dengan bea cukai.
Indonesia sendiri baru melakukan ratifikasi terhadap Konvensi Apostille pada 5 Januari 2021 melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021. Dengan melakukan ratifikasi tersebut, maka Indonesia menjadi salah satu negara yang berkomitmen untuk melakukan penyederhanaan legalitas dokumen.
Bagaimana Cara Melakukan Permohonan Apostille?
Apostille dapat dimohonkan secara pribadi ataupun dilakukan dengan menggunakan jasa bantuan pihak lain.
- Persiapkan dokumen dalam persyaratan permohonan apostille
Sebelum mengajukan permohonan apostille ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan seperti KTP dan juga dokumen yang akan diajukan apostille. Sedangkan untuk pembuatan apostille melalui pihak ketiga maka dibutuhkan adanya surat kuasa bermaterai dan KTP penerima kuasa.
Pastikan bahwa negara yang dituju merupakan negara anggota konvensi apostille. Daftar negara yang mengakui sertifikat apostille dapat diakses pada link di bawah ini:
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
- Buka laman pengajuan permohonan apostille
Permohonan apostille dapat diakses melalui link berikut ini: https://apostille.ahu.go.id/dashboard
- Input data
Lakukan penginputan data secara teliti. Sedikit kesalahan akan menyebabkan dokumen yang diajukan ditolak sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk mengambil dokumen hasil apostille.
Apabila dokumen yang akan di apostille merupakan dokumen terjemahan, maka pada kolom jenis dokumen yang perlu dimasukan adalah dokumen terjemahan, sekalipun dokumen yang di apostille merupakan dokumen kependudukan seperti akta kelahiran.
Beberapa jenis dokumen yang dapat di apostille meliputi:
- dokumen kependudukan
- dokumen pernikahan
- dokumen pendidikan
- dokumen terjemahan
- dokumen perdagangan
- dokumen karantina
- dokumen kesehatan
- dokumen perizinan
- dokumen perceraian
- dokumen HAKI
- dokumen notaris
- SKCK
- dan lain sebagainnya.
Jangan lupa memilih daerah pengambilan apostille yang dapat dijangkau oleh pemohon. Pengambilan dapat dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM yang ada di setiap provinsi di Indonesia. Terkhusus wilayah DKI Jakarta. Pengambilan apostille juga dapat dilakukan di Apostille – Loket Pusat Cikini yang berada di Kuningan City.
Setelah semua data terisi dengan benar, maka klik submit untuk kemudian dilakukan verifikasi oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. Proses verifikasi dapat memakan waktu hingga sekitar 3 (tiga) hari kerja, dari mulai berkas diajukan.
4. Lakukan Pembayaran
Pembayaran yang dibebankan oleh pemohon sebesar Rp 150.000,00 untuk satu dokumen. Apabila pemohon mengajukan lebih dari satu dokumen, maka biaya akan menyesuaikan jumlah dokumen yang dimohonkan oleh pemohon.
5. Cetak Sertifikat
Pemohon dapat mencetak sertifikat apostille atau stiker legalisir di loket yang dipilih pada saat mengisi page permohonan apostille sebelumnya.
Perlu diingat bahwa pengajuan apostille kerap kali ditolak karena kesalahan penulisan ataupun penginputan data. Apabila dokumen apostille dibutuhkan dalam jangka waktu dekat, maka bisa mengajukan permohonan melalui lembaga atau penyedia jasa yang terpercaya tujuannya agar, proses permohonan dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Sah! Menyediakan layanan pengurusan legalitas usaha, pendaftaran HAKI, pendaftaran hak cipta bagi para calon pelaku usaha yang hendak melakukan pengurusan legalitas usaha ataupun para individu yang ingin melakukan perjalan ke luar negeri dan membutuhkan legalitas dokumen dapat mengunjungi laman Sah.co.id.
Jika membutuhkan konsultasi legalitas bisa klik tombol WhatsApp di kanan bawah atau melalui 0851 7300 7406
Sources:
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Ahmad Haris Juniadi, 2018, Urgensi dan Tantangan Indonesia dalam Aksesi Konvensi Apostille, Jakarta, Jurnal Rechtsvinding,Vol.7, No.2
Sudargo Gautama, Indonesia dan Konvensi-konvensi Hukum Perdata Internasional, (Bandung: Alumni, 2002), hlm. 66.
Peraturan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Nomor: 09/A/KP/XII/2006/01 tentang Panduan Umum Tata Cara Hubungan Dan Kerjasama Luar Negeri Oleh Pemerintah Daerah, Bab VI Konsuler, Bagian B. Legalisasi.
